Implementare INTRANET pentru o companie cu activitati import si distributie nationala
Obiectiv:
imbunatatirea comunicarii interne cu angajatii, organizarea activitatilor, unificarea si simplificarea fluxurilor de decizie, simplificarea accesului la informatia corporate si profesionala (specifica), partajarea unor documente.
Inainte de implementare INTRANET
• compania folosea un sistem de organizare a activitatii prin email;
• comunicarea corporate (regulamente de ordine interioara, proceduri, decizii, manuale) respectiv informarea personalului despre campaniile curente, noutati (produse, evenimente) se facea prin email;
• cererile de concediu si orice alte cereri / solicitari (achizitie, deplasare, rezervare) se trimiteau prin email (urmate apoi de documentul tiparit, dupa caz);
• nu se trasau sarcini si nu se urmareau activitati;
• listele de autoturisme, echipamente de birou, erau gestionate in fisiere xls locale, fara a se putea seta alerte;
• documentele stocate local de partajat erau trimise pe email sau prin aplicatii externe de transfer fisiere;
Dupa implementare INTRANET Lemontask
Lemontask este folosit acum saas (software as a service) intro versiune de Intranet in care:
• angajatii au acces la o pagina web interna cu toate informatiile corporate structurate (departamente, documente, noutati, evenimente);
• cererile de concediu sunt aprobate in platforma unitar; angajatii stiu cate zile de concediu mai au din anul in curs;
• listele de autovehicule, echipamente, comunicatii, birotica sunt partajate cu fiecare utilizator si permit atasarea documentelor si programarea alertelor pentru revizii, garantii, taxe si licente;
• in calendarul individual sunt afisate sarbatorile legale, zile de nastere, concedii, activitati, evenimente;
• activitatile, echipamentele, contractele au setate alerte ce sunt trimise pe email utilizatorilor selectati ca si remindere;
• activitatile se administreaza si se urmaresc dinamic (echipele de suport vanzari au sarcini specifice, evenimentele comune se regasesc in calendare);
• angajatii din vanzari urmaresc activitatile legate de vizitele clienti; raporteaza orele si verifica checklisturi;
• managerii de zona au la dispozitie rapoarte de activitate structurate;
• crearea sau modificarea unei activitati, cerere, echipament sau a unui raport de activitate se poate trimite pe email spre informare celor implicati sau managerului;
• in modulul de fisiere, angajatii descarca, incarca sau partajeaza (inclusiv in afara organizatiei) documente, pe baza unui sistem de drepturi;
• fiecare tip de utilizator are acces la informatiile publice si granular numai la elementele alocate (activitati, resurse, cereri).